CanvaCRM
Kompletny system zarządzania serwisem terenowym dla małych i średnich firm.
Zlecenia i wyceny
Twórz zlecenia, śledź postęp i konwertuj wyceny jednym kliknięciem.
Kartoteka klientów
Zarządzaj osobami i firmami z pełną historią zleceń.
Fakturowanie
Generuj faktury PDF i wysyłaj przypomnienia automatycznie.
Kalendarz i harmonogram
Wizualny widok tygodniowy z przypisywaniem do techników.
Wymagania systemowe
Przed instalacją upewnij się, że serwer spełnia poniższe wymagania.
Wymagane uprawnienia
Instalacja
CanvaCRM posiada kreator instalacji działający w przeglądarce. Cały proces trwa mniej niż 2 minuty.
Wgranie plików
Otwórz aplikację w przeglądarce
CanvaCRM wykrywa brak bazy i uruchamia konfigurację automatycznie:
Utwórz konto administratora
Uzupełnij dane konta administratora:
| Pole | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
email | Email administratora | Wymagane |
password | Hasło min. 8 znaków | Wymagane |
Klucz licencyjny — aktywacja i uruchomienie
Pierwsze logowanie
Po instalacji i aktywacji licencji zaloguj się i wykonaj poniższe kroki konfiguracji:
Profil firmy
Waluta i podatek
Email / SMTP
Cennik
Ustawienia podatkowe
Panel główny
Panel główny to ekran widoczny od razu po zalogowaniu.
Widgety
| Widget | Wyświetla |
|---|---|
| Ukończone w tym tygodniu | Liczba zleceń ukończonych w bieżącym tygodniu. |
| Oczekujące wyceny | Liczba wycen oczekujących na zatwierdzenie. |
| Następne na dziś | Trzy następne zlecenia zaplanowane na dzisiaj. |
| W trakcie / W kolejce | Aktywne zlecenia realizowane lub oczekujące. |
| Pasek kalendarza | Poziomy pasek bieżącego tygodnia. |
Zlecenia
Moduł Zlecenia jest centrum systemu CanvaCRM.
Statusy zleceń
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Wycena | Wstępna wycena oczekująca na zatwierdzenie. |
| Aktywne | Zlecenie w trakcie realizacji. |
| Ukończone | Praca zakończona, można wystawić fakturę. |
| Anulowane | Zlecenie lub wycena zostały anulowane. |
Tworzenie zlecenia
Zaliczka przy tworzeniu zlecenia
Konwersja wyceny na zlecenie
Priorytety i dopłaty
| Priorytet | Dopłata |
|---|---|
| Niski | Brak |
| Normalny | Brak |
| Wysoki | +15% |
| Pilny | +50 zł |
Klienci
Kartoteka klientów przechowuje wszystkie rekordy.
| Typ | Pola |
|---|---|
| Osoba fizyczna | Imię, nazwisko, email, telefon, adres, notatki |
| Firma | Nazwa firmy, osoba kontaktowa, email, telefon, adres, NIP, notatki |
Każdy profil klienta wyświetla pełną historię zleceń i faktur.
Faktury
Faktury są generowane ze zleceń i śledzą status płatności.
Statusy faktur
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Oczekująca | Wystawiona, nieopłacona. |
| Opłacona | Płatność otrzymana. |
| Przeterminowana | Termin płatności minął. |
| Anulowana | Faktura unieważniona. |
Tworzenie faktury ze zlecenia
Statusy KSeF
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| brak | Faktura nie była wysyłana do KSeF. |
| oczekuje | W kolejce do wysyłki do KSeF. |
| wysłana | Przyjęta przez KSeF — nadano numer KSeF. |
| błąd | Odrzucona przez KSeF — sprawdź szczegóły i wyślij ponownie. |
Eksport do PDF
Faktury zaliczkowe
Moduł faktur zaliczkowych pozwala rejestrować przedpłaty klientów i automatycznie generować faktury FZAL (PL) / ADV (EN).
Dodawanie zaliczki przy zleceniu
Lista faktur zaliczkowych
Faktura końcowa
Numeracja
| Typ | Format | Język aplikacji |
|---|---|---|
| Faktura zaliczkowa (PL) | FZAL-0001 | Polski |
| Advance invoice (EN) | ADV-0001 | English |
Kalendarz
Widok kalendarza daje wizualny przegląd wszystkich zaplanowanych zleceń.
Cennik
Cennik to katalog standardowych usług i części dostępnych w zleceniach.
Usługi
Każda pozycja zawiera nazwę, opis, cenę jednostkową i jednostkę.
Części
Pozycje części zawierają nazwę, SKU, opis, cenę i ilość na stanie.
Zarządzanie zespołem
Zarządzaj kontami pracowników z poziomu Ustawienia → Zespół.
| Rola | Dostęp |
|---|---|
| Admin | Pełny dostęp do wszystkich modułów i ustawień. |
| Dyspozytor | Tworzy zlecenia i faktury. Brak dostępu do ustawień systemowych. |
| Technik | Widzi swoje zlecenia. Brak dostępu do danych finansowych. |
Ustawienia
Wszystkie ustawienia w ekranie Ustawienia — zakładki Firma i System.
Ustawienia firmy
Ustawienia systemowe
Polityki archiwizacji
| Status | Domyślnie |
|---|---|
| Anulowane | 30 dni |
| Wycena | 60 dni |
| Ukończone | 90 dni |
Zarządzanie bazą danych
Ustawienia podatkowe
Sekcja Ustawień podatkowych w Profilu firmy pozwala skonfigurować formę opodatkowania, status VAT i typ składek ZUS, aby faktury i raporty były generowane poprawnie.
Forma opodatkowania
| Forma | Opis | Ewidencja |
|---|---|---|
| Skala podatkowa | 12% / 32%, koszty uzyskania przychodu | KPiR |
| Podatek liniowy | 19% flat, koszty uzyskania przychodu | KPiR |
| Ryczałt ewidencjonowany | Stawka ryczałtu od przychodu, brak kosztów | Ewidencja Przychodów |
Status VAT
Typ składek ZUS
KSeF — Krajowy System e-Faktur
KSeF to polski system e-fakturowania. Obowiązek dla czynnych podatników VAT od 1 kwietnia 2026 (nievatowcy od 1 stycznia 2027).
Konfiguracja
Wysyłanie faktur do KSeF
Automatyczne wysyłanie
Statusy KSeF na fakturze
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| brak | Nie wysyłano. |
| oczekuje | W kolejce do wysyłki. |
| wysłana | Przyjęta — nadano numer KSeF. |
| błąd | Odrzucona — sprawdź błąd i wyślij ponownie. |
Licencja oprogramowania
CanvaCRM używa klucza licencji do weryfikacji kopii oprogramowania. Klucz jest sprawdzany na serwerze maksymalnie raz na 7 dni.
Aktywacja
Gdy baza danych jeszcze nie istnieje, otwarcie aplikacji automatycznie uruchamia ekrany konfiguracji. Najpierw utwórz konto administratora (email + hasło), następnie wprowadź klucz licencji. CanvaCRM weryfikuje klucz na serwerze licencyjnym sprawdzając zgodność z e-mailem zakupu, tworzy bazę danych i od razu loguje — żadnych dodatkowych kroków.
Zarządzanie licencją w Ustawieniach
Po aktywacji status licencji jest widoczny w Ustawienia → Licencja. Klucz można zmienić w dowolnym momencie.
Statusy licencji
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| AKTYWNA | Licencja ważna. |
| NIE ZWERYFIKOWANA | Jeszcze nie sprawdzona z serwerem — nastąpi automatycznie w ciągu 7 dni. |
| NIEWAŻNA | Klucz lub e-mail nie zostały rozpoznane. Skontaktuj się z pomocą techniczną. |
| UNIEWAŻNIONA | Licencja unieważniona. Skontaktuj się z pomocą techniczną. |
| WSTRZYMANA | Licencja tymczasowo zawieszona. Skontaktuj się z pomocą techniczną. |
Email / SMTP
CanvaCRM wysyła emaile z fakturami i przypomnieniami. Skonfiguruj SMTP w Ustawienia → Email.
| Pole | Opis |
|---|---|
| Serwer SMTP | |
| Port SMTP | Wybierz: 587 STARTTLS · 465 SSL · 25 · 2525 |
| Szyfrowanie | TLS (port 587), SSL (port 465) lub Brak |
| Użytkownik | Adres email konta pocztowego |
| Hasło | Hasło do konta lub hasło aplikacji |
| Adres nadawcy | Email wyświetlany jako nadawca |
| Nazwa nadawcy | Zostaw puste = nazwa firmy |
Gmail / Google Workspace
Aktualizacja
System aktualizacji oparty na migracjach — wyłącznie addytywny, żadne dane nie są usuwane.
Kopia zapasowa bazy
Wgraj nowe pliki
Uruchom aktualizator
Otwórz w przeglądarce:
Usuń update.php
Wgrywanie plików przez SSH / SFTP
Hosting LH.pl i inne serwery współdzielone udostępniają dostęp SSH i SFTP. Poniżej znajdziesz dwa sposoby wgrania plików CanvaCRM.
Metoda 1 — FileZilla (SFTP)
Metoda 2 — linia poleceń (SCP + SSH)
Kopia zapasowa bazy danych
CanvaCRM przechowuje wszystkie dane (zlecenia, klientów, faktury) w pliku SQLite na Twoim serwerze. Regularne kopie zapasowe są niezbędne.
Eksport przez aplikację
Bezpośrednie pobranie pliku
SSL / HTTPS
CanvaCRM wymaga połączenia HTTPS do poprawnego działania walidacji licencji i bezpiecznego przesyłania danych logowania.
Raporty / KPiR
CanvaCRM generuje raporty przychodów i kosztów zgodne z polskim prawem podatkowym.
KPiR — Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów
| Kolumna | Opis | Źródło w CRM |
|---|---|---|
| 2 | Data dokumentu | invoices.created_at |
| 3 | Numer KSeF (nowa 2026) | invoices.ksef_number |
| 4 | Numer faktury | invoice_number |
| 5 | NIP kontrahenta (nowa 2026) | clients.vat_id |
| 6–7 | Nazwa i adres kontrahenta | clients.name / address |
| 8 | Opis zdarzenia | invoice_items.name |
| 9 | Przychód ze sprzedaży | Kwota netto (vatowiec) lub brutto (nieVAT) |
| 12–15 | Koszty zakupu i usług | Faktury zakupu |
Ewidencja Przychodów (ryczałt)
Rozwiązywanie problemów
Nie mogę się zalogować po instalacji
Emaile nie są wysyłane
Zweryfikuj ustawienia SMTP. Dla Gmaila użyj hasła aplikacji i włącz weryfikację dwuetapową.
Faktury PDF nie pokazują logo
Kreator instalacji pokazuje błąd wymagań
Skontaktuj się z dostawcą hostingu w sprawie rozszerzeń PDO_SQLite, mbstring lub OpenSSL.
Po wgraniu plików widzę pustą stronę
Jak zmienić język aplikacji?
Przejdź do Ustawienia → System i zmień ustawienie Język.